Cẩm nang tổ chức tiệc tất niên (year end party) cho doanh nghiệp

Cuối năm, công ty nào cũng cần một buổi tối để dừng lại. Nhìn lại một năm, cảm ơn nhân viên, và cho cả đội một dịp ngồi với nhau ngoài giờ làm. Đó là tiệc tất niên. Nhiều nơi gọi luôn là year end party, hai cách gọi như nhau cả.

Làm tới nơi thì mọi người còn nhắc cả tháng sau. Làm qua loa thì nó thành cái buổi ai cũng ngại đi. Bài này là bản đồ tổng: tiệc tất niên rốt cuộc để làm gì, vài quyết định định hình cả buổi tối, và mỗi quyết định đó dẫn tới đâu nếu bạn cần đào sâu. Đọc từ trên xuống, rồi bấm vào phần nào cần nhất cho công ty mình.

Nhìn nhanh. Tiệc tất niên (year end party) thường tổ chức vào tháng Mười Hai hoặc tháng Giêng, trước Tết. Có năm quyết định cốt lõi: mục tiêu và ngân sách, số khách và ngày, địa điểm, hình thức tiệc, và chương trình buổi tối. Ngày đẹp nên chốt trước hai tới ba tháng, vì tháng Mười Hai kín rất nhanh. Tại The Myst Đồng Khởi ở Quận 1, đội sự kiện nhận tổ chức tiệc tất niên ở nhiều không gian, từ phòng tiệc cách âm tới sân thượng, tiệc buffet hoặc set menu tùy theo nhóm.

Vì sao nên tổ chức tiệc tất niên cho tử tế

Nhiều công ty coi tiệc tất niên như một khoản phải chi. Đặt cái nhà hàng, xong nghĩa vụ. Phí. Với phần lớn các đội, đây là buổi tối duy nhất trong năm mà tất cả ngồi chung một phòng, không có việc gì trên bàn ngoài chuyện của nhau. Người cả năm hiếm khi gặp thì giờ ngồi cùng bàn. Nhân viên mới gặp người sáng lập. Cái phòng ban ít nói cũng có phút lên sân khấu.

Làm cho tử tế, buổi tối đó có ích thật. Nó cho thấy một năm vừa qua là đáng, và công sức bỏ ra có người thấy. Ban lãnh đạo có sẵn một sân khấu để cảm ơn từng người, trao một cái giải, kể lại câu chuyện của năm theo cách mà một email nội bộ không bao giờ làm được.

Và nó tạo ra cái kỷ niệm chung giúp cả đội đi qua mấy tháng khó. Chuyện này không cần ngân sách lớn. Nó cần chủ đích, một lý do rõ để tụ họp, và đủ chuẩn bị để buổi tối chạy trơn mà không ai phải gồng lên giữ nhịp.

Những quyết định định hình cả buổi tiệc

Gần như mọi thứ của một buổi tất niên nằm ở vài quyết định đầu tiên. Chốt xong mấy cái này, phần còn lại tự vào khuôn. Để lửng thì tối hôm đó sẽ thấy ngay.

• Mục tiêu và không khí. Đây là buổi cảm ơn trang trọng, có trao giải, ăn set menu ngồi bàn? Hay một buổi tiệc thả lỏng để mọi người đi lại, trò chuyện, nhảy? Chọn không khí trước đã, vì nó kéo theo địa điểm, món ăn và chương trình.
• Ngân sách và số khách. Chốt một mức chi trên đầu người và một con số khách chắc chắn. Mọi thứ sau đó, từ phòng tới thực đơn, đều chọn trong khung đó. Có cho dẫn theo người nhà hay mời đối tác không, cũng nên quyết sớm.
• Ngày và địa điểm. Hai cái này dính chặt nhau, vì phòng đẹp vào ngày đẹp tháng Mười Hai thường hết trước tiên.
• Món ăn và chương trình. Buffet hay set menu, và thật ra buổi tối diễn ra những gì, từ MC tới trao giải tới tiết mục giải trí.

Nếu bạn thích làm việc theo một danh sách gạch đầu dòng để tick dần, chúng tôi có sẵn. Bài checklist tổ chức tiệc tất niên biến mấy quyết định trên thành đầu việc cụ thể, có người phụ trách và hạn chót. Còn nếu đang phân vân bắt đầu từ lúc nào, bài timeline chuẩn bị year end party tính lùi từ ngày tiệc, để không việc gì bị dồn vào tuần chót.

Chọn ngày và chọn địa điểm

Thời điểm là ràng buộc đầu tiên. Ở Việt Nam, mùa tiệc tất niên chạy từ đầu tháng Mười Hai tới cuối tháng Giêng, thưa dần khi gần Tết. Thứ Sáu và hai cuối tuần ngay trước Tết là tranh nhau dữ nhất. Nên nếu đội bạn có một ngày ưng ý, hãy coi đó là thứ đặt trước, không phải để cuối. Những địa điểm được ưa chuộng ở trung tâm Sài Gòn thường kín trước hai tới ba tháng cho mấy buổi tối cao điểm.

Địa điểm rồi phải khớp với buổi tối bạn hình dung. Một lễ trao giải kiểu sân khấu cần bục, cần màn hình, và một phòng cho mọi người ngồi hướng lên. Một buổi tiệc đứng cần chỗ đi lại, một quầy bar, và khoảng trống để di chuyển. Một buổi ăn ngồi bàn cần bàn tròn và phục vụ theo kịp nhịp.

Sức chứa, cách bố trí, âm thanh, chỗ gửi xe, và mức dễ đi tới sau giờ làm đều quan trọng hơn mấy tấm ảnh trên website. Chọn thế nào, và so đo giữa phòng tiệc khách sạn, nhà hàng và sân thượng ra sao, chúng tôi nói kỹ trong bài chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên ở Sài Gòn.

Thêm một lưu ý về lịch. Vì tiệc tất niên nằm sát trước Tết, nhiều đội chọn ghép cả hai tâm thế, vừa khép lại năm làm việc vừa hướng về Tết. Nếu là bạn, bài tổng quan Tết 2027 tại Sài Gòn đáng xem cho cả mùa.

Món ăn, chương trình và mạch của buổi tối

Món ăn định hình cả ngân sách lẫn cảm giác của phòng tiệc. Buffet giúp người ta đi lại, hợp đám đông trò chuyện, và xử lý khẩu vị lẫn nhu cầu ăn kiêng khác nhau một cách dễ dàng. Set menu thì tĩnh hơn và trang trọng hơn, hợp một buổi ngồi bàn xoay quanh phát biểu và trao giải, các món ra theo trình tự giữ nhịp buổi tối giúp bạn.

Không cái nào đơn giản là hơn cái nào. Nó tùy vào không khí bạn đã chọn từ đầu. Chúng tôi cân hai bên đầy đủ, kèm cái được cái mất trên thực tế, trong bài tiệc cuối năm nên buffet hay set menu.

Chương trình mới là thứ biến một bữa ăn thành một buổi sự kiện. Một MC tốt giữ được form của buổi tối, đưa nó từ lời chào qua phát biểu, tới trao giải, rồi sang phần nhẹ và tự do hơn về sau. Trao giải và vinh danh là phần lõi với hầu hết công ty, nên hãy dành thời gian và tâm sức cho nó, đừng nhét vội giữa hai món.

Tiết mục giải trí, từ một ban nhạc sống tới bốc thăm may mắn tới một góc chụp hình đơn giản, cho năng lượng và nhịp. Giữ phần trang trọng gọn, nói lời cảm ơn cho rõ, và chừa thời gian thật ở cuối để mọi người xả hơi. Một kịch bản, dù chỉ sơ sơ, là thứ giữ cho buổi tối khỏi trôi vô định.

Nhiều kế hoạch ổn vẫn vỡ ngay trên sân, thường vì cùng mấy lý do: số khách bị trượt, chương trình chạy quá giờ, âm thanh trục trặc, hoặc đặt địa điểm quá muộn. Chúng tôi gom lại mấy lỗi hay gặp nhất, và cách chặn từ đầu, trong bài những sai lầm thường gặp khi tổ chức tiệc tất niên.

Tổ chức tiệc tất niên tại The Myst

The Myst Đồng Khởi là một khách sạn boutique mang dấu ấn di sản, nằm giữa Quận 1, tại số 6-8 Hồ Huấn Nghiệp, đi lại nhẹ nhàng với các đội ở trong thành phố. Khách sạn nhận tổ chức tiệc tất niên, tiệc cưới và sự kiện công ty ở nhiều không gian, nên phòng được chọn theo quy mô và không khí buổi tối của bạn, chứ không phải ngược lại.

• Phòng tiệc chính. Một phòng cách âm rộng khoảng 137 m², ngồi được tới chừng 100 khách theo kiểu sân khấu, hợp lễ trao giải và những buổi ngồi bàn đông hơn.
• Phòng họp Galaxy. Ở tầng lửng, khoảng 80 chỗ, có màn hình 320 inch và một trần rải đầy đèn li ti như bầu trời đêm Sài Gòn đầy sao, hợp một chương trình xoay quanh trình chiếu và video.
• Phòng ERY. Ở tầng trệt, chừng 100 chỗ kiểu họp hoặc 70 chỗ ăn, một không gian dễ ra vào cho nhóm cỡ vừa.
• The Nest. Nhà hàng trên tầng 12, khoảng 80 chỗ ngồi hoặc 100 khách đứng, có thành phố và dòng sông ở dưới cho một buổi tiệc có tầm nhìn.
• Sân thượng ROOTY. Chừng 30 khách trong nhà hoặc 80 khách đứng, một lựa chọn ngoài trời cho buổi tối thả lỏng, thiên về trò chuyện.

Món có thể dọn theo buffet hoặc set menu, và đội sự kiện thiết kế từng gói theo nhóm chứ không chạy theo một bảng cố định. Bước tiếp theo rõ nhất là cứ nói với họ số khách, ngày, và kiểu buổi tối bạn đang nghĩ tới, để họ gợi ý không gian và hình thức phù hợp. Thông tin liên hệ nằm trong ô bên dưới.

Câu hỏi thường gặp

Trao đổi với đội sự kiện của chúng tôi

The Myst Đồng Khởi nhận tổ chức tiệc tất niên, year end party và sự kiện công ty ở các không gian phòng tiệc, nhà hàng và sân thượng, ngay giữa Quận 1. Cho chúng tôi biết ngày, số khách và kiểu buổi tối bạn đang nghĩ tới, chúng tôi sẽ gợi ý không gian và món ăn phù hợp. Liên hệ đội sự kiện qua [email protected] hoặc +84 28 3520 3040.

→ Trao đổi với đội sự kiện về tiệc tất niên của bạn

→ Bắt đầu với checklist tổ chức tiệc tất niên

Crafted by Silverland Hotels.