Checklist tổ chức year end party từ A-Z cho doanh nghiệp

Nhìn từ ngoài, một buổi tất niên trông đơn giản. Một cái phòng, một bữa ăn, vài lời phát biểu. Nhưng đằng sau là cả trăm việc nhỏ, và phần lớn dính vào nhau. Quên đặt cọc phòng thì trôi luôn cái ngày đã chọn. Thiếu một cái micro thì màn trao thưởng cụt hứng. Bài này là một checklist làm việc thật, xếp đúng theo thứ tự bạn cần làm, để không việc gì phải dồn vào tuần chót. Cứ đi từng bước, đêm tiệc sẽ tự chạy còn bạn thì được ngồi tận hưởng.

Nhìn nhanh. Một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên gọn gàng đi qua chín bước: chốt mục tiêu, ngân sách và số khách trước; rồi khóa ngày và địa điểm; sau đó là món ăn, chương trình, thư mời và âm thanh hình ảnh; kế đến dựng kịch bản và phân công ngày diễn ra; cuối cùng là khép lại sau tiệc. Doanh nghiệp cỡ vừa nên bắt đầu trước tám đến mười hai tuần. Ba bước đầu chốt xong, mọi thứ phía sau nhẹ hẳn.

Bước 1. Mục tiêu, ngân sách và số khách

Đừng vội đi xem địa điểm. Ngồi lại trước đã, thống nhất buổi tiệc này để làm gì. Thưởng cho một năm vất vả, cảm ơn khách hàng, hay mừng đội ngũ vừa tăng gấp đôi người: mỗi mục tiêu dẫn tới một kiểu phòng, một mức ngân sách và một không khí khác nhau. Chốt cái này với người duyệt chi trước, rồi mọi quyết định sau mới có chỗ dựa.

• Mục tiêu. Một câu ai cũng gật, ví dụ “cảm ơn đội ngũ và trao thưởng cuối năm”.
• Khoảng số khách. Một con số có biên, kiểu 70 đến 90, chứ đừng đoán mỗi một số. Phòng và món ăn đều bám vào đây.
• Ngân sách trên đầu người và tổng. Chia sớm thành địa điểm, ăn uống, chương trình, in ấn, chừa thêm 10% cho mấy khoản phát sinh.
• Ai quyết cái gì. Ai duyệt chi, ai ký hợp đồng, ai cầm trịch đêm tiệc. Ghi tên ra luôn.
• Cái bắt buộc và cái nếu có thì tốt. Ban nhạc sống có thể bỏ. Cái micro cho sếp phát biểu thì không.

Bước 2. Ngày và địa điểm

Tháng Mười Hai ở trung tâm Sài Gòn kín lịch rất nhanh. Bước này phải chạy sớm. Chọn ra hai ba ngày, rồi giữ phòng trước khi thông báo bất cứ điều gì. Một chỗ vừa với số khách và đúng format sẽ đỡ cho bạn cả buổi tối khỏi phải chật vật với không gian. Muốn xem kỹ hơn nên cân nhắc những gì, có bài chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên ở Sài Gòn đi sâu vào từng tiêu chí.

• Hai ba ngày dự phòng, đối chiếu với ngày trả lương, ngày lễ và mấy deadline lớn với khách.
• Phòng hợp với format. Tiệc ngồi 90 khách cần nhiều diện tích hơn tiệc đứng cùng số người.
• Sức chứa xác nhận bằng văn bản, kiểu rạp, bàn tròn hay tiệc đứng, tùy cách bạn dùng.
• Vị trí và lối ra vào, khách dễ tới, về khuya cũng dễ, có chỗ gửi xe hoặc bắt taxi gần đó.
• Tiền cọc, điều khoản hủy và giá phòng gồm những gì phải rõ trước khi đặt bút ký.

Tại The Myst Đồng Khởi, số 6-8 Hồ Huấn Nghiệp, Quận 1, lựa chọn trải khá rộng. Có phòng tiệc cách âm rộng chừng 137 mét vuông, ngồi kiểu rạp được tới khoảng 100 người. Có phòng Galaxy ở tầng lửng cho tầm 80 khách, trần in bầu trời sao và màn hình 320 inch. Có phòng ERY dưới tầng trệt, khoảng 100 người kiểu họp hoặc 70 người ăn tiệc. Có The Nest tầng 12 ngồi được chừng 80. Và có sân thượng ROOTY cho buổi tiệc muốn tràn ra ngoài trời.

Bước 3. Món ăn và đồ uống

Món ăn quyết định không khí nhiều hơn người ta tưởng. Ngã rẽ đầu tiên là buffet hay set menu, và nó ảnh hưởng cả nhịp buổi tối lẫn cách kê bàn. Chốt ở đây đi, rồi để bếp dựng phần còn lại quanh cái đó.

• Buffet hay set menu. Buffet giữ mọi người đi lại, trò chuyện; set menu hợp chương trình ngồi bàn, xen phát biểu giữa các món.
• Nhu cầu ăn uống hỏi trước, ai ăn chay, ai dị ứng, ai không uống bia rượu.
• Kế hoạch đồ uống. Ly chào mừng, gồm những gì, tính theo bill hay tự trả, và giờ ngưng phục vụ rõ ràng.
• Giờ ra món khớp với chương trình, để màn trao thưởng không đụng lúc dọn món chính.
• Hạn chốt số khách cuối cho bếp, thường vài ngày trước, và ai là người xác nhận.

Bước 4. Chương trình, MC, trao thưởng và giải trí

Đây là phần khách nhớ nhất. Lơ mơ ở khúc này là cả buổi tối trôi tuột. Cho nên mỗi tiết mục phải có thời lượng và có người phụ trách. Phát biểu ngắn thôi, giữ cho nhịp luôn chạy.

• MC được brief đủ tên, chức danh và trình tự, chỉ luôn cách đọc mấy cái tên khó.
• Phát biểu có giới hạn, lý tưởng là một bài chính dưới mười phút, thêm vài lời cảm ơn ngắn.
• Trao thưởng và vinh danh, chốt danh sách, cúp hoặc giấy chứng nhận để sẵn tại chỗ, có người chụp mỗi lần trao.
• Giải trí, ban nhạc, DJ hay tiết mục biểu diễn đặt trước, ghi rõ nhu cầu âm thanh và hẹn giờ chạy thử.
• Trò chơi hoặc bốc thăm may mắn, mua quà, viết luật, cắt cử người điều phối để khỏi bị khựng.

Bước 5. Thư mời và truyền thông nội bộ

Không ai đến một buổi tiệc mà họ chưa nghe rõ. Gửi thông tin sớm, rồi nhắc lại, và làm sao cho việc xác nhận thật dễ.

• Một tin giữ chỗ (save-the-date) ngay khi khóa ngày, kể cả lúc chi tiết đầy đủ chưa xong.
• Thư mời chính thức có ngày, giờ, địa điểm, dress code và một cách xác nhận mà bạn theo dõi được.
• Dress code nói thẳng, để không ai mặc quá sang hay quá xuề xòa.
• Nhắc lại trước một tuần và trước một ngày, ghi lại địa chỉ với giờ bắt đầu.
• Khách đi kèm làm rõ từ đầu, vì nó đổi số khách và đổi cả phần ăn.

Bước 6. Hậu cần và âm thanh hình ảnh

Lớp kỹ thuật lúc chạy tốt thì vô hình, lúc hỏng thì không giấu vào đâu được. Đi khảo sát phòng trước, xác nhận từng thứ, nhất là những gì chương trình phụ thuộc vào. Nếu lịch gấp, bài timeline chuẩn bị year end party trong 90 ngày chỉ rõ khi nào nên khóa từng hạng mục.

• Sân khấu và bục phát biểu đặt sao cho cả phòng đều nhìn thấy, màn hình bàn cuối cũng đọc được.
• Âm thanh, đủ micro cho format, thêm micro cầm tay không dây cho phần trao thưởng, và đường tiếng nhạc đã thử.
• Màn hình và slide, nạp sẵn bộ trình chiếu, chạy thử một lượt, có bản dự phòng ở một máy khác.
• Sơ đồ chỗ ngồi, số bàn, danh sách khách ở cửa, và ghế giữ sẵn cho lãnh đạo với khách mời đặc biệt.
• Ánh sáng, bảng chỉ dẫn và chỗ để áo khoác, túi xách, thêm nguồn điện cho ban nhạc và góc chụp hình.

Bước 7. Kịch bản cho đêm tiệc

Kịch bản là một tài liệu duy nhất có mốc giờ, biến tất cả những phần trên thành một bản chạy theo từng phút. Ai có việc trong đêm đều nên cầm một bản.

• Dòng thời gian ghi giờ đồng hồ, từ lúc khách tới, ly chào mừng, cho tới bài hát cuối và lúc kết.
• Mỗi tiết mục gắn một cái tên, để rõ ai ra hiệu cho MC, ai bật nhạc, ai bưng cúp ra.
• Ghi lại các điểm nhấn, lúc tắt bớt đèn, lúc chạy video, lúc dọn bữa.
• Chừa thời gian đệm, vì phát biểu luôn dài hơn dự tính và khách luôn tới trễ.
• Một bản dùng chung với địa điểm, MC và ê-kíp kỹ thuật, để mọi người đọc cùng một trang.

Bước 8. Điều phối ngày diễn ra

Kế hoạch đã xong. Giờ chỉ cần một bàn tay vững. Tới sớm, tự mắt kiểm lại mọi thứ, và giữ một người rảnh tay để xử lý sự cố thay vì phải ôm một tiết mục.

• Một người điều phối tại chỗ chỉ làm mỗi việc kết nối, điện thoại sạc đầy, kịch bản cầm tay.
• Chạy thử âm thanh và lướt lại slide trước khi vị khách đầu tiên bước vào.
• Bàn đón khách có người trực, danh sách tên sẵn sàng, thẻ tên hoặc quà bày ra.
• Một buổi brief ngắn cho ê-kíp, để phục vụ, MC và kỹ thuật đều nắm trình tự.
• Một phương án dự phòng lặng lẽ, một micro thay, một bản danh sách in ra, và số của người phụ trách địa điểm bấm là gọi được.

Bước 9. Sau buổi tiệc

Đêm tiệc kết thúc, nhưng cái thiện cảm thì đừng để tắt. Khép lại cho gọn là điều làm cho năm sau dễ lên kế hoạch và dễ được duyệt hơn.

• Lời cảm ơn gửi tới khách, tới ê-kíp đã chạy tiệc và tới địa điểm, trong một hai ngày đầu.
• Hình và video gom lại, chọn ít tấm chia sẻ nội bộ lúc dư âm còn nóng.
• Phản hồi thu bằng vài câu hỏi nhanh, hỏi thật lúc mọi người còn nhớ.
• Chi phí cuối đối soát lại với ngân sách, ghi chú cho người tổ chức lần sau.
• Một buổi rút kinh nghiệm ngắn, cái gì được, cái gì cần đổi, lưu ở chỗ tháng Mười Hai sau tìm ra.

Làm theo đúng thứ tự, chín bước này biến một cái đề bài đáng ngại thành chuỗi việc nhỏ, làm được. Muốn nhìn toàn cảnh, từ ý tưởng đầu tiên tới lời cảm ơn cuối cùng, bài cẩm nang tổ chức year end party nối tất cả các chặng lại với nhau.

Câu hỏi thường gặp

Lên kế hoạch tiệc tất niên cùng đội ngũ sự kiện

Cho chúng tôi biết ngày, số khách và kiểu buổi tối bạn hình dung, đội ngũ tại The Myst Đồng Khởi ở Quận 1 sẽ ghép vào phòng phù hợp, tư vấn buffet hay set menu, và cùng bạn dựng kịch bản. Liên hệ qua [email protected] hoặc +84 28 3520 3040.

→ Trao đổi với đội ngũ sự kiện của chúng tôi

→ Đọc cẩm nang tổ chức year end party

Crafted by Silverland Hotels.