Địa điểm tổ chức tiệc tất niên: 5 tiêu chí để chọn cho đúng

Tiệc tất niên là buổi cả công ty chờ. Cả năm mới có một lần ngồi lại đông đủ. Và chọn đúng chỗ gần như quyết định luôn buổi đó vui hay mệt. Phòng hợp thì mọi thứ tự chạy: người tới dễ, đồ ăn ra đều, nghe rõ lời sếp, sàn nhảy có người.

Chọn hụt thì cả tối bạn đi xin lỗi vì chỗ gửi xe, hoặc gào lên cho át tiếng nhạc. Bài này gom lại 5 tiêu chí để chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên ngay giữa trung tâm Sài Gòn, mỗi tiêu chí kèm mấy thứ nên hỏi cho rõ trước khi chốt, và một lưu ý vì sao tháng Mười Hai hết chỗ nhanh hơn bạn tưởng.

Nhìn nhanh. Chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên gói lại trong 5 thứ: sức chứa và cách kê bàn hợp số người và kiểu tiệc, vị trí và đường đi cho nhân viên, chất lượng và độ linh hoạt của phần tiệc, sân khấu cùng âm thanh cho chương trình, và cân bằng giữa không khí, phục vụ với ngân sách.

Đặt sớm, vì chỗ ở Quận 1 hết rất nhanh suốt tháng Mười Hai. Tại The Myst Đồng Khởi giữa Quận 1, các phòng chạy từ sảnh tiệc cách âm cho khoảng 100 khách xuống các phòng nhỏ hơn và một sân thượng, thực đơn buffet hoặc set menu tùy nhóm.

Trước khi so phòng nọ với phòng kia, chốt trước hai con số và một chữ: bao nhiêu người, ngày nào, và bạn muốn một buổi tối kiểu gì. Tiệc cocktail đứng, tiệc ngồi trang trọng, hay lễ trao thưởng có nguyên cái sân khấu là ba kiểu phòng khác nhau, dù cùng số khách. Rõ ba thứ đó rồi thì 5 tiêu chí dưới đây rút danh sách dài thành danh sách ngắn rất nhanh. Muốn nhìn toàn cảnh cả khâu chuẩn bị thì xem bài hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên, ở đó có nguyên cái lịch trình từ đầu tới cuối.

1. Sức chứa và cách kê bàn hợp số người, hợp kiểu tiệc

Sức chứa là bộ lọc đầu tiên. Nhưng con số in trên tờ giới thiệu của địa điểm chỉ nói được một nửa. Một phòng ghi sức chứa 100 ghế kiểu hội trường sẽ ngồi được ít hơn nhiều một khi bạn kê bàn tròn ăn tối, thêm dãy buffet, thêm sân khấu, rồi còn lối đi giữa các bàn. Nên hỏi thẳng sức chứa theo đúng kiểu mình tổ chức: bàn tròn tiệc ngồi, tiệc đứng, hay ghế hội trường để thuyết trình. Xin xem sơ đồ kê thực tế, đừng chỉ nghe con số.

Cách kê bàn quan trọng ngang số ghế. Một phòng thông suốt, không cột, thì bàn nào cũng thấy sân khấu. Phòng méo hình chữ L thì nửa số khách ngồi khuất, chẳng nhìn thấy gì. Còn phải tính đường đi: người xếp hàng lấy buffet ở đâu, quầy bar đặt chỗ nào, lối vào có đủ rộng để dựng một góc welcome drink và phông chụp hình trước giờ mở cửa hay không.

Có một cách chắc ăn: đặt phòng ngồi thoải mái đúng số khách dự kiến, chừa chút khoảng thở quanh mép, thay vì nhét cho đầy tới cái ghế cuối. Đông nghịt thì lên hình có vẻ xôm, mà ngồi thì chật cả tối.

2. Vị trí, đường đi và chỗ gửi xe cho nhân viên

Nhân viên tới từ khắp nơi trong thành phố, người từ văn phòng, người từ nhà, thường đi thẳng sau giờ làm, thường đúng giờ tan tầm kẹt xe. Một địa điểm ở trung tâm mà ai cũng biết tên gỡ luôn cả một mớ lo. Ai cũng tìm ra. Quận 1 là lựa chọn tự nhiên cho tiệc công ty, vì nó nằm ngay giữa bản đồ, gọi taxi hay xe công nghệ đều dễ, và người về trễ vẫn còn nhiều cách về nhà.

Hỏi cho hết mấy câu về đường đi trước khi chốt. Có chỗ gửi xe cho người chạy ô tô không, hay ít ra có điểm trả khách rõ ràng cho cả xe hơi lẫn xe máy? Cách đường lớn gần nhất bao xa, taxi có tấp vào tận cửa được không? Với khách ở lại qua đêm hay từ tỉnh xa lên, chọn địa điểm nằm trong khách sạn là giải quyết gọn chuyện về.

Chỗ ở trung tâm còn cho mọi người kéo nhau đi tiếp gần đó sau tiệc, cái này quan trọng hơn nhiều người chịu thừa nhận. The Myst Đồng Khởi nằm trên đường Hồ Huấn Nghiệp, ai đang ở trung tâm thì đi bộ tới, còn lại thì một cuốc xe ngắn.

3. Chất lượng và độ linh hoạt của phần tiệc

Đồ ăn là thứ người ta nhớ, và cũng là thứ người ta chê. Nên đặt phần tiệc thành tiêu chí sống còn, đừng để tính sau. Câu đầu tiên là kiểu tiệc: buffet hay set menu. Buffet giữ cho phòng rộn ràng, người đi qua đi lại, hợp với đám đông khẩu vị mỗi người một kiểu.

Set menu trang trọng hơn, nhịp buổi tối chạy theo từng món, hợp khi có chương trình cần giữ đúng giờ. Không cái nào hơn cái nào một cách chung chung, chúng chỉ hợp với những buổi tối khác nhau. Chuyện này có một bài so kỹ hơn: tiệc cuối năm nên chọn buffet hay set menu.

Chọn kiểu nào thì cũng phải ép cho ra độ linh hoạt. Bếp có làm được món chay, món halal, hay xử lý được ca dị ứng mà không nhăn nhó không? Có cho ăn thử hoặc xem trước thực đơn trước buổi tiệc không? Phần đồ uống tính ra sao, có co giãn theo ngân sách của bạn hay đóng cứng trong một gói không dời được? Hỏi luôn cách dọn và giữ nóng, nhất là với buffet, và bao nhiêu nhân viên đứng sàn cho số khách của bạn. Địa điểm nào trả lời mấy câu này gọn gàng thẳng thắn là chỗ đã làm tiệc nhiều rồi.

4. Không gian và âm thanh hình ảnh cho chương trình

Tiệc tất niên hiếm khi chỉ là ăn. Có phát biểu, có đoạn trao thưởng, có slide điểm lại cả năm, có bốc thăm may mắn, đôi khi thêm ban nhạc sống hay tiết mục của phòng ban. Mỗi thứ đó đòi phòng phải gánh được, và đây là chỗ các địa điểm âm thầm khác nhau. Hỏi xem phòng cho bạn những gì, trước khi bạn dựng kịch bản chương trình quanh nó.

Rà qua danh sách kỹ thuật. Có sân khấu sẵn, hay có chỗ để dựng, mà bàn nào cũng nhìn thấy không? Có màn hình đủ lớn để ngồi cuối phòng vẫn đọc được chữ, hoặc có máy chiếu với một mảng tường trống? Dàn âm thanh kèm theo là loại gì, mấy micro, và phòng có cách âm đủ để mở nhạc mà tầng trên không than phiền không? Có khoảng cho người ta đứng dậy đi lại thật, hay ghế kê nhét cứng ai ngồi yên chỗ nấy? Một địa điểm có sẵn màn hình lớn và dàn âm thanh tử tế giúp bạn khỏi thuê thiết bị, cắt luôn một lớp rủi ro trong đêm diễn.

Khi ráp chương trình vào một phòng cụ thể, bạn nên dò qua checklist tổ chức tiệc tất niên cho đỡ sót.

5. Không khí, phục vụ và cân đối với ngân sách

Tiêu chí cuối là thứ biến một cái phòng dùng được thành một buổi tối người ta còn nhắc. Không khí là cái cảm giác của nơi đó khi bạn chưa treo lấy một món trang trí: trần cao thấp, ánh sáng, chất liệu hoàn thiện, khung cảnh ngoài cửa sổ. Một địa điểm có sẵn nét riêng thì đã làm hộ bạn nửa phần trang trí. Một hội trường trống trơn nghĩa là bạn phải bỏ tiền dựng từ con số không.

Phục vụ đi kèm bên cạnh. Đội ngũ đứng sau địa điểm mới là bên bạn làm việc thật, từ báo giá đầu tiên tới lúc vị khách cuối rời đi. Họ trả lời nhanh chậm ra sao lúc bạn còn đang lên kế hoạch nói lên khá nhiều về chính buổi tối. Và tất cả phải rơi vào trong ngân sách.

Vì vậy một nơi chào gói tùy chỉnh, thay vì một giá đóng cứng, rất đáng tìm: nó cho bạn tiêu vào chỗ đáng cho nhóm mình và bớt ở chỗ không cần. Cân cả bức tranh cùng lúc, vì cái phòng rẻ nhất mà phải thuê cả xe tải đồ bên ngoài hiếm khi là đáng tiền nhất một khi cộng hết lại.

Đặt sớm đi, vì tháng Mười Hai hết chỗ

Có một lời nhắc nằm trên cả 5 tiêu chí: thời điểm. Mấy tuần cuối năm là cao điểm của mọi địa điểm tử tế trong thành phố, và những phòng đẹp vào ngày đẹp được đặt trước cả mấy tháng. Công ty nào để tới tháng Mười Một mới tính thì hay gặp cảnh lựa chọn một, hai, ba đều đã kín, cuối cùng phải chịu thua ở cái phòng, ở cái ngày, hoặc cả hai.

Nếu đã nhắm một tuần nào đó, cứ hỏi sớm, giữ tạm cái ngày ngay khi có thể, và chốt khoảng số khách cả khi danh sách cuối chưa xong. Đặt sớm còn chừa cho bạn thời gian ăn thử thực đơn, đi xem phòng và lên chương trình mà không phải cuống.

Các phòng ở The Myst hợp với những nhóm bao nhiêu người

Để mấy tiêu chí trên thành cụ thể, đây là cách các không gian ở The Myst Đồng Khởi thường hợp với từng nhóm. Con số chỉ để tham khảo, đội ngũ sẽ kê đúng phòng theo kiểu tiệc và số khách thật của bạn.

• Tới khoảng 100 khách, tiệc cả công ty. Sảnh tiệc cách âm rộng chừng 137 mét vuông, ngồi được tới khoảng 100 khách kiểu hội trường, hợp cho một bữa tất niên đông hoặc một đêm trao thưởng có sân khấu.
• Khoảng 80 khách, cần màn hình cho chương trình. Tầng lửng Galaxy ngồi chừng 80 khách dưới trần trời sao, có sẵn màn hình 320 inch, hợp buổi tiệc xoay quanh một đoạn slide, một video hay phần thuyết trình.
• Khoảng 100 họp hoặc 70 ăn, lựa chọn ở tầng trệt. ERY dưới tầng trệt nhận chừng 100 khách khi họp hoặc 70 khách khi ăn, không gian ra vào dễ, khỏi leo cầu thang.
• Khoảng 80 ngồi hoặc 100 đứng, trên tầng 12. The Nest tầng 12 chứa chừng 80 khách ngồi hoặc 100 khách đứng, ngoài cửa sổ là thành phố và dòng sông, hợp buổi tiệc muốn có view.
• Chốt lại trên sân thượng. ROOTY trên sân thượng hợp một tiệc cocktail hoặc một tăng hai dưới trời mở.

Tất cả đi kèm thực đơn buffet hoặc set menu và gói tùy chỉnh theo nhóm, ở một địa chỉ ngay trung tâm Quận 1 mà đội của bạn tìm ra khỏi cần bản đồ. Muốn bàn ngày và số người, viết cho [email protected] hoặc gọi +84 28 3520 3040.

Câu hỏi thường gặp

Lên kế hoạch tiệc tất niên tại The Myst

The Myst Đồng Khởi là khách sạn boutique mang dấu ấn di sản giữa lòng Quận 1, với các không gian từ sảnh tiệc cách âm tới sân thượng, thực đơn buffet hoặc set menu, và gói tùy chỉnh theo nhóm. Cho chúng tôi biết ngày và số khách, đội ngũ sự kiện sẽ gợi ý phòng phù hợp và cùng bạn đi qua các lựa chọn. Viết cho [email protected] hoặc gọi +84 28 3520 3040.

→ Khám phá hội họp và sự kiện tại The Myst Đồng Khởi

→ Đọc hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên đầy đủ

Crafted by Silverland Hotels.