Timeline 90 ngày chuẩn bị year end party, không bỏ sót hạng mục nào

Một buổi tiệc tất niên trông nhẹ nhàng là vì phần chuẩn bị đã chạy từ lâu. Ba tháng trước, một địa điểm ngon ở trung tâm vẫn còn ngày trống tháng Mười Hai, và ngân sách của bạn vẫn là tờ giấy trắng muốn nắn kiểu gì cũng được. Để tới tháng Mười Một mới lo thì khác. Lúc đó bạn chọn trong những gì người ta chê còn lại. Bài này là một timeline chạy ngược theo từng mốc, từ chín mươi ngày trước tới sáng hôm sau, kèm lý do vì sao mỗi mốc quan trọng, để không hạng mục nào rơi ra ngoài.

Nhìn nhanh. Bắt đầu tầm chín mươi ngày trước. Chốt mục tiêu, ngân sách, số khách trước, rồi giữ địa điểm và ngày trước khi tháng Mười Hai kín chỗ. Chốt tiệc và chương trình quanh mốc T-60, gửi thiệp và dựng kịch bản từ T-45 tới T-30, chốt số khách cuối ở T-14, brief cả nhóm ở T-7, rồi chạy ngày tiệc và tất toán sau đó. The Myst Đồng Khởi tổ chức year end party ở Quận 1, trải khắp ballroom, Galaxy, ERY, The Nest và ROOTY, buffet hoặc set menu. Sự kiện: [email protected], +84 28 3520 3040.

T-90 ngày: chốt mục tiêu, ngân sách, số khách và địa điểm

Mọi thứ phía sau đều dựa vào bốn quyết định bạn ra lúc này. Tiệc để làm gì, ai đến, chi được bao nhiêu, và tổ chức ở đâu. Bỏ qua bốn cái đó thì hai tháng tới bạn chỉ có đoán.

Bắt đầu từ mục đích, vì nó âm thầm dẹp trước cả chục cuộc tranh cãi sau này. Một đêm để cảm ơn đội ngũ vừa cày qua một năm mệt nhoài không giống một buổi tiệc có mặt khách hàng, càng không giống một ngày hội có cả con nít trong phòng. Biết ý định rồi, gắn cho nó một khoảng số khách. Chưa cần con số chính xác, cái đó tính sau, chỉ cần một mức sàn và một mức trần, vì tám mươi khách và một trăm sáu mươi khách là hai địa điểm khác nhau, hai ngân sách khác nhau, hai căn phòng khác nhau.

Rồi tới ngân sách. Đặt một tổng, sau đó xẻ ra: địa điểm và đồ ăn, đồ uống, chương trình và giải trí, trang trí và in ấn, quà và giải thưởng, thêm một khoản dự phòng thật, chừng mười phần trăm, cho những thứ giờ chưa nhìn thấy. Ngân sách căng không chừa khe nào là ngân sách vỡ vào tuần thứ mười một.

Giờ giữ địa điểm và ngày, và làm việc này đầu tiên, đừng để cuối. Đây là hạng mục gấp nhất trong cả danh sách. Ở Quận 1, mấy phòng đẹp cho nửa cuối tháng Mười Hai kín chỗ từ rất sớm, và một khi thứ Sáu hay thứ Bảy bạn nhắm đã có người đặt, coi như mất.

Chọn ra hai ba nơi, đi xem tận mắt, rồi chốt một chỗ bằng văn bản. Ở The Myst Đồng Khởi, lựa chọn đó còn quyết luôn không khí: ballroom cho một gala ngồi bàn trọn vẹn, Galaxy hay ERY cho kiểu thoải mái giao lưu hơn, The Nest tầng 12 cho nhóm nhỏ với thành phố dưới chân, ROOTY cho cảm giác sân thượng thư giãn. Muốn nhìn bức tranh rộng hơn trước khi quyết, xem bài hướng dẫn tổ chức year end party để nắm các kiểu địa điểm và format.

T-60 ngày: chốt hình thức tiệc, chương trình và nhà cung cấp

Giữ phòng xong, buổi tiệc bắt đầu thành hình. Tầm hai tháng trước, bạn biến một cái booking thành một sự kiện thật.

Chốt hình thức tiệc trước đã, vì nó kéo theo cả sơ đồ bàn lẫn nhịp của cả đêm. Buffet giữ người ta đi lại, trộn vào nhau, hợp với đám đông đông và náo nhiệt; set menu chia theo món hợp với một chương trình ngồi bàn có phát biểu, có trao giải.

Một nơi làm được cả hai, như The Myst, cho phép bạn ghép đồ ăn theo kiểu đêm mình muốn dựng, chứ không phải ngược lại. Chốt format, rồi nếu được thì đi thử món, và báo sớm các nhu cầu ăn kiêng, vì món chay, món halal hay chuyện dị ứng giải quyết bây giờ dễ hơn nhiều so với tuần cuối.

Đây cũng là lúc đặt trước những người mà lịch của họ đầy rất nhanh. Một MC dẫn chương trình, một ban nhạc hoặc DJ, thợ chụp ảnh và quay phim, và mấy tiết mục biểu diễn nếu có. Người giỏi thường bị giữ chỗ cho các cuối tuần tháng Mười Hai từ mấy tháng trước, nên một cái tên bạn muốn ở T-60 có thể tới T-30 đã bận. Chốt luôn concept, vì nó lái trang trí, mẫu thiệp, dress code và cái mớ đạo cụ với in ấn nhỏ đi kèm.

T-45 tới T-30 ngày: thiệp mời, kịch bản, âm thanh ánh sáng và giải thưởng

Sáu tới bốn tuần trước, kế hoạch gặp khách và gặp ê-kíp sản xuất. Có hai việc chạy song song ở đây.

Gửi thiệp mời và mở RSVP. Cho người ta một hạn chót rõ ràng, thường tầm T-14, và làm sao cho việc trả lời thật dễ, vì một con số khách đáng tin chính là cái mà mọi thứ phía sau lấy làm gốc để tính tiền. Nhắc mấy người im lặng; một cái tên không bao giờ hồi âm là một chỗ ngồi bạn hoặc bỏ phí, hoặc cuống lên lấp vào phút chót.

Cùng lúc, dựng kịch bản chương trình. Đây là cái xương sống theo từng phút của cả đêm: mở cửa và welcome drink, ổn định chỗ ngồi, lời khai mạc, món đầu tiên hoặc hiệu lệnh mở buffet, phát biểu, trao giải, tiết mục, mấy trò chơi hay bốc thăm may mắn, rồi kết. Viết ra thành một văn bản có giờ giấc và gửi cho địa điểm cùng từng nhà cung cấp, bởi khi MC, bếp và tổ kỹ thuật cùng đọc một tờ giấy, buổi tối trôi mà chẳng thấy ai đang cầm lái.

Kế bên đó, thống nhất phương án âm thanh ánh sáng và sân khấu với địa điểm, micro, màn hình, đèn, tiếng, và sân khấu đặt ở đâu so với bàn. Nếu có trao giải, chốt danh sách ngay bây giờ và đặt cúp hay giấy chứng nhận, vì khắc chữ với in đều cần thời gian. Một checklist tổ chức year end party in ra sẽ giúp giữ hai luồng song song này khỏi rối vào nhau.

T-14 ngày: chốt số cuối, sơ đồ bàn và thực đơn

Hai tuần trước, cái kế hoạch còn lỏng nay đóng chặt lại. RSVP đã về, chốt số khách cuối cùng với địa điểm; đây là con số bếp nấu theo và bạn bị tính tiền trên đó, nên đúng quan trọng hơn sớm. Dựng sơ đồ bàn quanh chuyện ai nên ngồi với ai, bàn lãnh đạo đặt chỗ nào, và khách có con nhỏ hay cần lối đi thuận tiện thì xếp ra sao. Chốt thực đơn cuối gồm cả từng biến thể ăn kiêng, và xác nhận lại giờ giấc với MC cùng ê-kíp biểu diễn, để không ai lỡ ôm một bản lịch cũ.

T-7 ngày: xác nhận nhà cung cấp, brief cả nhóm, in ấn

Tuần cuối là để siết lại, không phải để nghĩ ra cái mới. Xác nhận lại từng nhà cung cấp bằng văn bản, kèm giờ tới và giờ dựng, số điện thoại liên hệ, và chính xác mỗi bên giao cái gì. Brief đội nội bộ để mỗi người ôm một mảng, người lo đón khách, người bám sát âm thanh, người lo quà và bốc thăm, để tối đó bạn không phải là người duy nhất biết mọi thứ khớp vào nhau ra sao.

Lo cho xong và nhận đủ đồ in: thẻ tên, số bàn, tờ chương trình, bảng chỉ dẫn, và thực đơn nếu có. Mấy thứ nhỏ, mà thiếu là người ta thấy ngay. Tuần này đọc lướt qua bài những sai lầm hay gặp khi tổ chức tiệc tất niên cũng đáng, vì phần lớn tránh được chỉ nhờ kiểm thêm một lượt.

Ngày tiệc: dựng, kiểm âm thanh và điều phối

Tới sớm, sớm hơn khách nhiều. Đi một vòng đối chiếu phòng với sơ đồ, xem bàn, thẻ chỗ ngồi và sân khấu, rồi chạy thử một lượt âm thanh ánh sáng đầy đủ với ban nhạc hay DJ và với MC, trong lúc vẫn còn kịp sửa một cái micro chết tiếng. Xác nhận giờ bếp lần cuối.

Đưa từng nhà cung cấp và từng thành viên bản kịch bản, đổi số điện thoại cho nhau, rồi cử ra một người điều phối, một người của bạn hoặc trưởng bộ phận sự kiện của địa điểm, người giữ lịch và ra những quyết định nhỏ để đêm tiệc cứ thế chạy. Khách vào rồi, việc của bạn là lùi lại và để nó tự trôi.

Sau tiệc: cảm ơn, hình ảnh, phản hồi và tất toán

Sự kiện chưa xong lúc đèn bật sáng. Trong vài ngày, gửi lời cảm ơn tới đội của bạn, tới khách, tới nhà cung cấp. Gom và chia sẻ hình với video khi đêm tiệc còn ấm trong trí nhớ mọi người. Xin phản hồi thật lòng, một khảo sát hai phút là đủ, vì ghi chú năm nay là cái đà cho năm sau.

Rồi tất toán các khoản cuối đối chiếu với ngân sách bạn đặt ở T-90 và lưu lại những gì rút ra được. Khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế đã diễn ra chính là tài liệu chuẩn bị hữu ích nhất bạn có cho tháng Mười Hai năm tới.

Câu hỏi thường gặp

Lên kế hoạch year end party tại The Myst Đồng Khởi

The Myst Đồng Khởi tổ chức tiệc tất niên ngay giữa lòng Quận 1, trải khắp ballroom, Galaxy, ERY, The Nest tầng 12 và sân thượng ROOTY, với buffet hoặc set menu tùy vào đêm tiệc bạn đang hình dung. Đội ngũ sự kiện luôn sẵn lòng giữ ngày, đưa bạn qua các lựa chọn phòng và cùng dựng kịch bản chương trình.

→ Liên hệ về hội họp & sự kiện tại The Myst Đồng Khởi

→ Sự kiện: [email protected] · +84 28 3520 3040

→ Đọc hướng dẫn tổ chức year end party

Crafted by Silverland Hotels.