7 sai lầm khi tổ chức tiệc tất niên mà doanh nghiệp thường mắc phải

Năm nào cũng vậy. Tháng Mười công ty mới bàn tới tiệc tất niên, tháng Mười Một lo được nửa chừng, rồi dồn hết vào hai tuần cuối trước ngày diễn ra. Chuyện là phần lớn thứ hỏng trong đêm tiệc thật ra đã được quyết từ mấy tuần trước đó, nằm ở một cái đặt chỗ trễ hoặc một con số khách chẳng ai chốt cho chắc. Bài này đi qua bảy sai lầm hay gặp nhất khi tổ chức tiệc tất niên, vì sao mỗi cái làm hỏng buổi tiệc, và một bước đơn giản để né nó.

Nhìn nhanh. Hầu hết rắc rối của tiệc tất niên đều xoay quanh bảy lỗi có thể tránh: đặt chỗ quá trễ, đoán mò số khách, chương trình lỏng lẻo hay MC yếu, chọn sai kiểu tiệc, bỏ quên điều nhân viên thật sự muốn, xem nhẹ âm thanh sân khấu, và không có phương án dự phòng. Sửa lúc lên kế hoạch bao giờ cũng rẻ hơn sửa trong đêm. Một nơi có đội sự kiện thật sự sẽ chặn phần lớn số đó trước khi tới tay bạn.

Sai lầm 1: Đặt chỗ quá trễ

Đây là cái kéo theo mọi cái còn lại. Tháng Mười Hai là tháng đông tiệc nhất ở Quận 1, và những sảnh đẹp vào tối thứ Sáu đẹp thường đã có người giữ từ lâu, trước khi phần lớn công ty kịp nhấc máy. Giữa tháng Mười Một, một đội quyết định làm tiệc vào thứ Bảy tuần thứ ba của tháng Mười Hai. Gọi vòng vòng. Sảnh nào hợp cũng đã kín. Giờ thì phải chọn giữa một ngày chẳng ai thích và một chỗ vốn chưa bao giờ vừa ý.

Vì sao hỏng. Đặt trễ âm thầm gạt hết những lựa chọn tốt nhất của bạn. Mất ngày, rồi mất sảnh, rồi mọi thứ phía sau cứ phải nhân nhượng theo, vì cái lịch đang dắt bạn đi chứ không phải bạn quyết.

Cách né. Chốt chỗ và chốt ngày trước tiên, trước cả thực đơn, trước cả concept. Tiệc tháng Mười Hai thì tháng Chín, tháng Mười phải liên hệ rồi. Muốn hình dung cả chuỗi việc xếp theo thứ tự ra sao, mời xem timeline chuẩn bị year end party trong 90 ngày, chia rõ theo từng tuần.

Sai lầm 2: Chốt sai số khách

Số khách là con số mà mọi con số khác dựa vào, và nó cũng là cái bị làm lỏng lẻo nhất. Hỏng theo hai kiểu. Có đội hứa quá tay, đặt cho 200 người, rồi tối đó chỉ 140 người tới vì trùng ngày với ba cái tiệc khác cộng một kỳ nghỉ dài. Sảnh trông trống hoác, đồ ăn dư ra. Kiểu ngược lại: âm thầm nghĩ “chắc khoảng trăm”, không hỏi ai dẫn thêm người thân hay không, rồi bốn chục người đi kèm xuất hiện trong một phòng không còn ghế cho họ.

Vì sao hỏng. Số khách mờ mờ làm đội chi phí khi thừa, và tạo ra một khoảng trống thấy rõ, ngượng ngập khi thiếu. Kiểu nào khách cũng nhận ra.

Cách né. Làm RSVP đàng hoàng, có hạn chót cứng. Chốt bằng văn bản chuyện có cho dẫn người nhà không, chốt ngay từ đầu. Đưa cho bên tiệc một con số đã xác nhận cộng chút dư nhỏ, đừng đưa con số kiểu hy vọng. Đội sự kiện giỏi sẽ nói cho bạn biết một con số như thế ngồi vào một sảnh cụ thể thì thực tế ra sao, đúng kiểu cân nhắc nằm trong bài chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên.

Sai lầm 3: Chương trình lỏng lẻo, hoặc MC yếu

Tiệc tất niên không phải một bữa ăn tình cờ có cái sân khấu. Nó là một buổi diễn có hình dáng, và khi thiếu cái hình dáng đó, đêm tiệc xìu xuống. Hình dung phiên bản mà ai cũng từng ngồi qua: khách ăn xong trong bốn mươi phút, phần trao thưởng không tập trước nên chạy dài mà nhạt, nhạc thì là bài ai đó bật đại trên điện thoại, tám giờ rưỡi phòng đã vơi nửa vì chẳng có gì giữ người ta lại.

Vì sao hỏng. Không có kịch bản chạy giờ, đêm tiệc mất đà. MC yếu hoặc không được brief kỹ càng làm mọi thứ tệ hơn, vì người đáng lẽ giữ lửa lại đang cúi đọc tên trên một tờ giấy nhàu.

Cách né. Dựng một kịch bản chạy theo từng phút: đón khách, món đầu, phát biểu, trao thưởng, tiết mục hoặc bốc thăm, rồi mới thả tự do. Brief MC cho tử tế và đưa họ trọn cái kịch bản. Quyết trước cao trào nằm ở đoạn nào và giữ chặt khoảnh khắc đó.

Sai lầm 4: Chọn sai kiểu tiệc cho nhóm khách

Buffet hay set menu không phải chuyện tung đồng xu. Đó là quyết định về việc bạn muốn cả phòng cư xử ra sao. Set menu trang trọng giữ mọi người ngồi tại chỗ nghe phát biểu và trao thưởng, hợp với công ty muốn một đêm chỉn chu, có nề nếp. Buffet kéo người ta đứng dậy, đi qua đi lại giữa các bàn, hợp nhóm trẻ tới để giao lưu là chính. Sai lầm là chọn kiểu tiệc vì lý do sai, thường là vì mỗi cái giá, rồi cả tối vật lộn với cái phòng.

Vì sao hỏng. Ép set menu lên một nhóm chỉ muốn đi tới đi lui trò chuyện thì thấy cứng và chậm. Nhét buffet vào một đêm dựng quanh lễ trao thưởng dài thì nửa phòng xếp hàng lấy đồ đúng lúc MC đang giữa bài phát biểu.

Cách né. Khớp kiểu tiệc với nhóm khách và với chương trình. Bàn kỹ với bếp, hỏi sớm chuyện ăn chay, ăn kiêng, và để phần phục vụ món với kịch bản chạy giờ được thiết kế cùng nhau, đừng làm rời hai nơi. The Myst chạy cả buffet lẫn set menu trên các không gian tiệc chính vì muốn kiểu tiệc chạy theo buổi tiệc, không phải ngược lại.

Sai lầm 5: Bỏ quên điều nhân viên thật sự muốn

Tiệc tất niên thường do một ban ba người lo và hai trăm người dự, và khoảng cách giữa cái ban đó đoán với cái cả phòng muốn có thể rất xa. Mấy cái trật kinh điển: giờ bắt đầu 18:00 làm kẹt những người có con nhỏ phải đi đón, không cho dẫn người thân trong khi cả đội toàn người muốn đưa vợ chồng đi cùng, thực đơn không có gì cho người ăn chay và người không ăn thịt heo, nhạc chọn theo gu ban tổ chức chứ không theo gu đám đông.

Vì sao hỏng. Khi người ta cảm thấy đêm tiệc không được dựng có nghĩ tới mình, họ về sớm hoặc không tới, và buổi tiệc lẽ ra để nói lời cảm ơn thành ra nhạt thếch.

Cách né. Hỏi trước khi lên kế hoạch. Một khảo sát hai phút về giờ bắt đầu, chuyện dẫn người thân, ăn kiêng và nhạc cho bạn biết nhiều hơn hẳn một cú đoán của ban tổ chức. Rồi buộc bên tiệc làm đúng theo những câu trả lời đó.

Sai lầm 6: Xem nhẹ âm thanh, sân khấu, ánh sáng

Cái khách nhớ rõ nhất khi hỏng lại là phần kỹ thuật. Một bài phát biểu mà bàn cuối không nghe ra. Một slide bốc thăm không chịu lên vì chẳng ai thử laptop với máy chiếu. Một ban nhạc tới nơi mới thấy sân khấu chỉ bằng nửa chỗ đồ nghề của họ cần. Mấy chuyện này không phải xui, mà là do không tập trước.

Vì sao hỏng. Sự cố kỹ thuật xảy ra trước mặt tất cả mọi người, đúng lúc cả phòng đang dồn sự chú ý. Cái micro chết ngay khi sếp nâng ly là loại chuyện năm sau người ta vẫn còn nhắc.

Cách né. Coi sân khấu, màn hình và âm thanh là hạng mục chính khi lên kế hoạch, đừng để tới cuối mới nghĩ. Chốt rõ nơi tổ chức có sẵn gì, bạn mang gì, ai chạy máy trong đêm. Chạy thử kỹ thuật một lần thật trước giờ mở cửa, với đúng laptop đó, đúng slide đó, và test micro trực tiếp.

Sai lầm 7: Không có phương án B, và ngân sách lỏng

Sai lầm cuối là cho rằng mọi thứ sẽ đúng như dự tính, trong khi hiếm khi vậy. Mưa xuống, giờ cocktail ngoài trời không biết dời đi đâu. Ba mươi khách đã xác nhận không tới, sơ đồ bàn vỡ. Chương trình lố giờ, nơi tổ chức nhắc khéo mời về lúc mười một giờ. Nằm dưới tất cả là một cái ngân sách không có dòng nào cho mấy khoản luôn luôn phát sinh: tiền tăng giờ, cái bánh to hơn dự tính, phần quà bất ngờ, tiền taxi cho khách về.

Vì sao hỏng. Thiếu phương án dự phòng, một trục trặc bình thường biến thành câu chuyện của cả đêm. Ngân sách lỏng biến mấy cái bất ngờ nhỏ thành những quyết định ngượng ngập, phải chốt tại chỗ ngay trước mặt khách.

Cách né. Đặt cho mỗi kế hoạch một câu hỏi đơn giản: lỡ chuyện này không xảy ra như mong thì sao? Có phương án khi trời mưa, có sơ đồ bàn co giãn được khi khách vắng, có giờ kết thúc rõ ràng với nơi tổ chức, và một ngân sách chừa hẳn một dòng dự phòng thật. Một nơi tuần nào cũng chạy sự kiện đã gặp hết mấy tình huống này, và sẽ dẫn bạn đi qua các phương án dự phòng trước khi bạn kịp nghĩ ra.

Phần yên tâm

Đọc thành một danh sách, bảy sai lầm nghe hơi ngợp. Thực tế thì gần như cái nào cũng được chặn bởi hai quyết định làm sớm: chọn một nơi có đội sự kiện thật sự, và bắt đầu trò chuyện đủ sớm thay vì để tới tháng Mười Hai. Đội năm nào cũng chạy tiệc thì đã biết một con số khách ngồi vào một sảnh ra sao, một kịch bản chạy giờ trôi thế nào, kiểu tiệc nào hợp nhóm nào, và cái gì hỏng khi trời mưa.

Việc của họ là chặn mấy thứ đó trước khi tới tay bạn. Bức tranh lớn hơn, từ ý tưởng đầu tiên tới đêm tiệc, nằm trong bài cẩm nang tổ chức year end party.

Câu hỏi thường gặp

Tổ chức một buổi tất niên né được cả bảy lỗi

The Myst Đồng Khởi tổ chức tiệc tất niên trên sảnh tiệc, Galaxy, ERY, The Nest và ROOTY, ngay giữa Quận 1, với buffet hoặc set menu và một đội sự kiện đã gặp qua từng cái bẫy kể trên. Cho chúng tôi biết ngày của bạn, số khách và kiểu đêm bạn muốn, phần còn lại chúng tôi giúp bạn né.

→ Hỏi về hội nghị & sự kiện tại The Myst Đồng Khởi

→ Email [email protected] hoặc gọi +84 28 3520 3040

→ Đọc cẩm nang tổ chức year end party đầy đủ

Crafted by Silverland Hotels.